Управлението на малък или среден бизнес в Испания днес е доста голямо предизвикателство, особено когато технологиите сякаш се развиват с бързи темпове. Вече не става въпрос само за наличието на уебсайт или изпращането на имейли, а за интегрирането на технологиите в самата ДНК на бизнеса, за да се избегне изоставане на пазар, където гъвкавостта е валутата.
Много предприемачи бъркат използването на PDF файл с дигитализацията, но реалността е, че има огромна разлика между използването на изолирани инструменти и наличието на съгласувана стратегия за дигитална трансформация . Дигитализирането на процесите не е модерна мода, а въпрос на оцеляване за всяко МСП, което иска да остане конкурентноспособно и печелившо.
Стратегическата стойност на дигитализацията на традиционните компании
В света на сливанията и придобиванията (M&A) се очертава една завладяваща тенденция: компаниите вече не търсят само технологични фирми, но и традиционни компании с потенциал за оперативно подобрение . Истинската възможност се крие в придобиването на печеливши, но „аналогови“ бизнеси и след това прилагането на слой дигитализация и изкуствен интелект, за да се умножи тяхната ефективност.
Целта е традиционните бизнеси да се трансформират в гъвкави платформи, където повтарящите се задачи са автоматизирани , а операциите – рационализирани. Когато множество компании са интегрирани в рамките на една структура (стратегии за изграждане), технологията действа като ускорител, обединявайки процесите и централизирайки функциите, предотвратявайки всяка единица да работи изолирано.
Дигитализация срещу дигитална трансформация: Те не са едно и също нещо
Много често се бъркат тези понятия, но за да се избегнат грешки, е важно да се прави разлика между тях. Дигитализацията е, по същество, преобразуване на аналоговото в цифрово, като например сканиране на фактура или качване на договор в облака. Това е необходима стъпка, но сама по себе си недостатъчна.
От друга страна, дигиталната трансформация е много по-задълбочен процес. Тя включва препроектиране на работния процес от нулата, анализ на това как се движат данните и как хората си сътрудничат, за да се елиминират несъответствията. Не става въпрос за добавяне на инструменти, а за промяна на начина, по който работим, така че моделът да е устойчив и измерим във времето.
Признаци, че вашата компания остарява
Понякога сме толкова погълнати от ежедневието, че не осъзнаваме, че губим време за безсмислени задачи. Ако одобренията във вашия офис се извършват по имейл без ясен запис кой е дал зелена светлина или ако губите ценни минути в търсене на актуализирана версия на договор, имате проблем с управлението.
Други ясни признаци включват безкрайно проточващи се счетоводни приключвания или одити, които генерират непоносим стрес, защото информацията е разпръсната в локални папки и имейли. Когато знанията на компанията се намират единствено в главата на служителя, а не в система, оперативният риск нараства опасно.
Приоритетни области за започване на трансформацията
Най-голямата грешка е опитът да се дигитализира целият бизнес наведнъж. Умният подход е да се търсят „бързи победи“ : процеси с голям обем, които причиняват много главоболия и са технически лесни за автоматизиране.
- Административно и фискално управление: С разпоредби като Verifactu е задължително да имате сертифициран софтуер за издаване на проверими фактури. Това не е само въпрос на спазване на закона, но и на използване на възможността да... елиминиране на ръчни грешки в счетоводството.
- Човешки ресурси: Внедряването на цифрови записи и автоматизирането на управлението на заплатите и отпуските освобождава екипа от бюрократични задачи, за да може екипът да се съсредоточи върху талантите.
- Покупки и договори: Използването на автоматизирани работни процеси за одобрение предотвратява децентрализираното вземане на решения и позволява строг бюджетен контрол.
- Промишлено производство: В производствения сектор инструменти като IoT или MES системи позволяват мониторинг на инсталациите в реално време, намаляване на отпадъците и подобряване на проследимостта.
Пътят към успешното внедряване
За да се гарантира, че дигитализацията не е разточителен разход, е препоръчително да се следва структурирана пътна карта. Първо, необходима е честна оценка на текущата ситуация , идентифициране на пречките и оценка дали екипът е готов за промяна.
След като целите и ключовите показатели за ефективност (KPI) (като средно време за одобрение или цена на фактура) бъдат дефинирани, трябва да се изберат мащабируеми инструменти. Няма нужда да се променя ERP, ако проблемът е в неорганизираните документи; понякога софтуерът за управление на документи , който свързва съществуващите системи, е най-ефективното решение.
Жизненоважно е да имате технологичен партньор, който разбира сектора и не само продава лицензи, но и подкрепя управлението на културните промени . Обучението за МСП и непрекъснатото професионално развитие са единственият начин да се предотврати страхът на служителите от новите технологии и да ги възприемат като помощ, а не като заплаха.
Подкрепа и инструменти за осъществяване на промяна
В Испания бизнес секторът е почти изцяло съставен от МСП и правителството е наясно с това. Ето защо съществуват инициативи като Плана за дигитализация на МСП и програмата „Дигитален комплект“, както и различни грантове за нови самонаети лица и МСП , които предлагат ваучери за придобиване на технологични решения, без да се изчерпва капиталът на компанията.
Изкуственият интелект ще остане тук и въпреки че неговото приложение в малките и средни предприятия все още е ниско, той е идеалният инструмент за автоматично извличане на данни и класифициране на документи. Комбинирането на добра база данни с изкуствен интелект позволява вземане на решения, основани на доказателства, вместо да се разчита на интуиция.
Киберсигурност: Незаменимият щит
С преместването на информация в облака и автоматизирането на процесите, ние ставаме по-уязвими за кибератаки. Дигитализацията трябва да върви ръка за ръка със стабилна стратегия за сигурност , включително автоматично архивиране, двуфакторно удостоверяване и най-вече обучение на екипа за повишаване на осведомеността относно фишинга и защитата на данните в съответствие с GDPR.
