Да си самонает не е лесно. Трябва да управлявате много неща едновременно, не само това, което правите, но и фактуриране, счетоводство, маркетинг, дигитална сигурност и т.н. Преди години, когато интернет не беше толкова разпространен, това беше по-лесно, но сега се нуждаете от дигитална видимост, за да спечелите повече клиенти. И за да се постигне това, използването на основни дигитални инструменти за фрийлансъри може да е от решаващо значение дали да се свърши всичко или да се изпадне в хаос.
Чакай, не знаеш какво Инструментите могат да бъдат най-полезни за различните неща, които трябва да правите? Не се притеснявайте, ще ви дадем всички съвети по-долу, за да сте сигурни, че нямате проблеми. Да започваме ли?
Основни дигитални инструменти за фрийлансъри в областта на фактурирането и счетоводството
Трябва да започнем с предупреждение. И скоро ще бъде пуснато дигитално фактуриране. Какво включва това? Еми тогава Вече няма да можете да изпращате на клиентите си фактура в PDF формат. но трябва да бъде направено по определен начин и със специфичен формат.
Според онлайн данни, от 1 юли 2025 г. самонаетите лица и компании с годишен оборот над 8 милиона евро трябва да започнат да използват тези фактури. Останалите имат две години от публикуването на регламента, но крайният срок за издаване на електронни фактури е 2027 г.
Всичко това идва от Закон 18/2022 за създаването и развитието на дружества (известен като Закона за създаване и растеж).
Имайки това предвид, трябва да се уверите, че инструментите, които препоръчваме, отговарят на разпоредбите. И какви са тези инструменти? Следното:
Един от първите варианти е Кипу. Това е един от най-широко използваните инструменти от фрийлансърите за създаване на бюджети, фактури и записване на разходи. Също така ви позволява да подавате данъчни декларации и да контролирате счетоводството. Не е безплатно, но понякога си струва, за да имате всичко в едно табло и да го управлявате по-лесно.
Друг добре познат счетоводен инструмент е Държано, което ви предлага фактуриране, счетоводство, CRM, управление на инвентар и проекти. Идеален е за тези с множество клиенти или за тези, които трябва да автоматизират задачи, като например напомняния за плащане и др.
Накрая, имате Директна фактура, който се фокусира върху предлагането на прост инструмент за фрийлансъри, базиран на създаването на бюджети и фактури. В този случай, въпреки че не са необходими счетоводни познания, е полезно да се разберат, особено що се отнася до данъците.
Инструменти за управление на задачи и продуктивност
Да бъдеш самонает означава да работиш усилено, не само в това, което правиш, но и в управлението на бизнеса си. И това не означава, че можете да удължите дните си до 48 часа вместо до 24. Ето защо дигиталните инструменти за управление на задачи или за повишаване на продуктивността ви са ефективни.
В този случай ви препоръчваме Trello, един от най-добрите за визуализиране на всичко, което трябва да правите, независимо дали е ежедневно, седмично или месечно. Безплатно е и е насочено към фрийлансъри, консултанти и др.
Ако не харесваш това, можеш да опиташ Понятие. Подобно е на предишното, тъй като е мениджър на задачи, но имате работно пространство, където можете да създавате бази данни, списъци с клиенти, календар, да пишете съдържание и т.н.
От друга страна, ако търсите нещо по-просто, което просто ще организира задачите, които трябва да изпълнявате ежедневно, ще ги приоритизира и ще ги синхронизира с вашия календар, Todoist може би е решението, на което се надявахте.
Инструменти за комуникация и провеждане на срещи
В този момент вероятно вече имате някои инструменти. Но искаме да поговорим с вас за три от тях. Първото е Zoom. Започна като проста платформа за видео разговори, но ви позволява да записвате, да провеждате срещи с клиенти или множество хора онлайн, да споделяте екрана си и други. Всичко това е от полза за фрийлансъра, тъй като той разполага с универсален инструмент за комуникация с клиенти онлайн. Бъдете внимателни, защото безплатната версия ограничава времето, което можете да прекарате във видео разговор.
От друга страна, имате Google среща, който се появи малко след Zoom, въпреки че всъщност вече съществуваше, защото имаше опция за видео разговори (просто се казваше по друг начин). Използва се по-рядко, но е също толкова ефективен, колкото Zoom, а освен това няма ограничения за броя на разговорите, които можете да правите.
Последният инструмент, който ви предлагаме, е Отбори. На професионално и бизнес ниво, това е най-широко използваният метод, позволяващ групови видео разговори, чатове, споделяне на документи и т.н., така че също е добра идея. Въпреки че на ниво клиент това може да не е толкова установено.
Инструменти за управление на времето и контрол на времето
Прокрастинацията е един от най-големите проблеми не само за самонаетите лица, но и за всеки работещ. И изпълнението на всички задачи, които си поставяте за един ден, не зависи от това да сте добри в тях, а от това да управлявате времето си правилно.
За да направите това, ви предлагаме да включите инструмент от този тип в ежедневието си. Превключване на песен който следи времето с хронометър, за да запише колко време прекарвате във всяка задача или с всеки клиент. По този начин ще можете по-добре да изчислите бюджетите и часовете си.
От друга страна, имате clockify, който установява контрол на времето, както и управление на проекти.
Инструменти за маркетинг и видимост
В днешно време е необходимо да имате интернет присъствие, за да намерите клиенти. И за това ви трябват инструменти, които да ви помогнат. Един от тях може да бъде Canva, в смисъл, че ще можете да създавате изображения за вашите фактури, публикации в социалните медии, банери и др.
Също така ви е необходим инструмент за имейл маркетинг. Най-известният е Mailchimp или ActiveCampaign. Но те са скъпи в сравнение с други опции, особено ако тепърва започвате. Ако е така, изберете например Brevo, който е един от най-използваните от фрийлансъри и самонаети професионалисти.
Накрая, за да управлявате социалните мрежи, можете да използвате Metricool или подобен. Бъдете внимателни обаче, защото понякога социалните медии не предлагат толкова голяма видимост на публикациите, ако ги управлявате с помощта на инструменти на трети страни, колкото ако използвате техни собствени. В този смисъл можете да използвате тези инструменти, за да управлявате присъствието си в социалните медии и да преглеждате отчети. Но за програми препоръчвам повече мрежовите инструменти.
Инструменти за дигитална сигурност
Винаги е добра идея да имате инструменти, които ви помагат да избегнете проблеми, като например загуба на пароли, достъп до чувствителни данни или дори законно подписване на договори или бюджети.
Например, имате DocuSign, който е инструмент за подписване, законно приет от испанското законодателство.
От друга страна, имате Bitwarden, който е безплатен и сигурен мениджър, препоръчан от експерти по киберсигурност. За криптирани имейли (имейл маркетинг) можете да използвате ProtonMail, който има сървъри в Швейцария и се използва предимно, когато трябва да изпращате поверителна информация.
Има много по-важни инструменти за фрийлансъри. Препоръчвате ли някакви?