Чували ли сте за канала за оплаквания? Знаете ли какво представлява задължителният канал за отчитане и кой го управлява? Това е управление, което трябва да вземете предвид, ако притежавате компания.
Но какво е това? Как трябва да се формира? Кой трябва да го управлява и да носи отговорност? Всичко това е, за което ще говорим с вас по-долу.
Какъв е задължителният канал за докладване?
Нека започнем с първото нещо, а то е да разберем какво имаме предвид със задължителния канал за докладване. Всъщност, Това е инструмент, който всяка компания трябва да има, така че работниците, клиентите, доставчиците, дистрибуторите... да могат да информират компанията, винаги поверително, какво не им харесва как се прави.
Например, представете си, че работите в редакцията на вестник. И че отношението към шефовете е меко казано обидно. Можете да използвате канала за докладване, който трябва да бъде активиран, за да коментирате поверително този проблем, за да се опитате да го разрешите.
Всичко, свързано с канала за оплаквания, се регулира от Закон 2/2023, обикновено наричан Закон за каналите за сигнализиране на нередности.
Сега е възможно да мислите, че докладването на нещо подобно означава да влезете в лоши отношения с компанията и че те могат да ви уволнят на секундата. И това е вярно, или може би не? Нека продължим да обясняваме какво представлява задължителният канал за докладване и кой го управлява.
Кой управлява задължителния канал за отчитане
Вече знаете какво представлява каналът за оплаквания и колко е задължителен. Но кой е човекът, който го управлява? Самата компания ли е? Служител на фирма? Каква гаранция има, че това, което действително се казва или докладва по този канал, е поверително и висши служители няма да разберат и да застрашат работата?
Е, според закона за канала за оплаквания, който споменахме преди, който урежда всичко, свързано с този инструмент, лицето, което трябва да отговаря за този канал, е отговаря за вътрешната информационна система. С други думи, човек, екип или колегиален орган, който е определен в рамките на компанията. Тоест ще бъде човек, който ще бъде във фирмата и ще отговаря на всички евентуални оплаквания. Очевидно вие сте отговорни да запазите поверителността и да не казвате кой кого е докладвал.
Да, има един серия от изисквания, които трябва да бъдат изпълнени:
- Бъдете независими от управителните органи.
- Да бъде автономен.
- Разполагат с човешки и материални ресурси за изпълнение на своите функции.
- Да притежава достатъчно познания относно регулациите на канала за сигнализиране на нередности.
- Има правни познания.
- Умейте да анализирате и да вземате решения.
- Умейте да комуникирате и да поддържате поверителност и задължение за тайна.
Защо е задължително?
Винаги имаме предвид задължителния канал за докладване, но защо е така? Регламентите изискват всички компании с повече от 50 работници да предоставят този канал за оплаквания на клиенти, работници, доставчици и други агенти, които взаимодействат с компанията.
И се изисква по закон. Така, Ако във вашата фирма го няма и работят над 50 души, трябва да съществува.
Освен факта, че съществува този задължителен канал за докладване, той трябва да отговаря на определени законови изисквания. И не е достатъчно да го установите и това е, необходимо е да отговаря на:
- Закони за защита на данните и поверителност. Тоест цялата информация, която получавате, винаги се управлява поверително и адекватно защитена от Общия регламент за защита на данните.
- Анонимността. Защото човекът, който съобщава или съобщава за случая по канала за сигнализиране, винаги трябва да остане анонимен.
- Мултимедийно покритие. За да могат хората да сигнализират по различни начини, от телефон, лично, онлайн медии... Тоест, ако не искате, не е нужно физически да подавате сигнала, а можете да го направите чрез обаждане , имейл...
- Файлирайте сигурно, за да извършите проследимост и по този начин да филтрирате фалшивите отчети.
Нарушения, които могат да бъдат докладвани
В задължителния канал за отчитане има поредица от нарушения или жалби, които могат да бъдат обработени чрез този канал. Като цяло този канал може да обслужва всяка ситуация, която нарушава етичния кодекс. По-конкретно, някои от тези нарушения са:
- Насилие на работното място: тормоз на работното място, сексуален тормоз, дискриминация...
- Етично насилие: конфликти на интереси, неетично поведение, решения, които вредят на компанията или страните...
- Безопасност и здраве при работа: неспазване на правилата за безопасност.
- Нарушаване на договорни клаузи: работа повече часове от предвиденото, по-малко заплащане, изпълнение на повече задачи от предвиденото в договора и др. С други думи: злоупотреба на работното място.
- Финансова измама.
Във всеки случай, въпреки че това са най-честите нарушения, които са дадени като пример за канала за докладване, има много други ситуации, в които каналът може да предприеме действия по въпроса.
Предимства на канала за сигнализиране на нередности
И накрая, и въпреки че може би сте разбрали, има много предимства от наличието на задължителен канал за докладване в компаниите. Между тях:
Защита и сигурност. От работници, клиенти, доставчици, дистрибутори и други агенти, които участват в отношенията с компанията. Освен това фактът, че се запазва анонимността и тези, които съобщават, са защитени, означава, че работата им или отношенията им с други колеги или шефове не са застрашени. Разбира се, това ще зависи от преценката на този човек с останалите.
- Обратна връзка за компанията. Тъй като позволява на компанията да знае какво трябва да се подобри или какво представлява заплаха за нейната лична марка или за служителите на компанията.
- Служи за задържане на таланта. Защото помага на работниците да се чувстват по-мотивирани да видят, че компанията се грижи работната среда да бъде възможно най-добрата.
Сега, след като знаете какъв е задължителният канал за отчитане и кой го управлява, виждате ли неговата употреба или смятате, че това е друг начин да се нарече една от функциите, изпълнявани от отдел Човешки ресурси? Четем ви в коментарите.