Задължителното електронно фактуриране между бизнеса и професионалистите вече не е просто проект: неговата правна рамка е практически определена и времето изтича. Ако притежавате малко или средно предприятие (МСП), сте самонаето лице или управлявате голяма компания, това, което ще бъде одобрено през следващите месеци, без съмнение ще промени начина, по който фактурирате.
Въпреки че все още не е определена твърда дата за пълното прилагане , Кралският указ за прилагане на Закона Crea y Crece, проектите за наредби, отлагането на Verifactu и стандартите за софтуер за борба с измамите очертават сравнително ясен график. Препоръчително е да се следи това, за да се избегне изоставане и най-вече да се използва тази реформа като възможност за автоматизиране и контрол върху събирането и плащанията.
Правна рамка за задължително електронно фактуриране между предприятия (B2B)
Крайъгълният камък на тази промяна е Закон 18/2022 за създаването и развитието на предприятия (Закон „Създаване и растеж“). Този закон обобщава използването на електронно фактуриране при транзакции между предприятия и професионалисти, т.е. в сектора B2B, с цел намаляване на закъснелите плащания и подобряване на проследимостта на плащанията.
Законът „Създавай и развивай“ включваше задължението в член и заключителна разпоредба , но остави почти всички практически детайли в очакване на регулаторно развитие: формати, платформи за обмен, съобщаване на статуса на фактурите и точен график за изпълнение.
Това развитие е уточнено в Кралски указ 238/2026 от 25 март , публикуван в Държавен вестник (BOE) на 31 март 2026 г. Този Кралски указ разработва задължителната система за електронно фактуриране между бизнеса и професионалистите и изменя Регламента за фактурирането, одобрен с Кралски указ 1619/2012.
Целта на Кралския указ е да определи техническите и информационните изисквания на системата за електронно фактуриране B2B в Испания, както и условията, на които трябва да отговарят частните платформи и публичното решение за електронно фактуриране, което ще се управлява от Държавната агенция за данъчна администрация (AEAT).
Освен това текстът е съгласуван с други ключови елементи от новата екосистема за фактуриране: Закона за борба с измамите 11/2021 , модела на сертифициран софтуер за фактуриране и доброволната система Verifactu, която, макар и да се развива паралелно, има различен фокус и собствен график.
Кога влиза в сила Кралският указ и какво е ефективното му приложение?
Кралски указ 238/2026 влиза в сила двадесет дни след публикуването му в Държавен вестник (BOE) . Това обаче не означава, че от този ден нататък всички компании трябва да издават електронни фактури при B2B транзакции: ефективното му прилагане е отложено и зависи от допълнителни стъпки.
По-конкретно, регламентът се отнася до министерска заповед (ЗП) от Министерството на финансите , която ще разработи по-техническите аспекти на решението за публично фактуриране и информацията, която ще се представя на Испанската данъчна агенция (AEAT). Действителният график на задълженията започва да тече след влизането в сила на тази заповед.
Крайните срокове обикновено са определени на 12 и 24 месеца от влизането в сила на Министерската заповед за задължението за електронно фактуриране и в по-дълги хоризонти (36 и 48 месеца в някои преходни режими) за задълженията за отчитане на статуса на фактурите.
Правителството очаква тази министерска заповед да бъде публикувана преди 1 юли 2026 г. Ако този срок бъде спазен, задълженията за големите компании ще влязат в сила около 2027 г., а за останалите предприятия - през цялата 2028 г., въпреки че точните дати ще трябва да бъдат потвърдени, когато министерската заповед бъде официално публикувана.
Официален график за внедряване на B2B според размера на компанията
Общата схема за адаптация, която вече е включена в Кралския указ и последните проекти, се въвежда поетапно и се основава на обема на операциите от предходната календарна година, изчислен в съответствие с член 121 от Закона за ДДС.
Основните етапи за задължението за издаване и получаване на електронни фактури между предприятия и професионалисти са следните:
- 12 месеца От датата на влизане в сила на министерската заповед: задължение за предприятия и професионалисти с оборот над 8 милиона евро годишно.
- 24 месеца От датата на влизане в сила на министерската заповед: задължение за останалите собственици на бизнес и професионалисти, включително повечето МСП и самонаетите лица.
Някои по-ранни проекти използваха малко по-различни препратки (например, изчисляване на изчислението една година след публикуването на OM), но окончателната схема по същество включва една година за големите дружества и две за останалите , считано от влизането в сила на посочената заповед.
Ако публикуването на министерската заповед бъде потвърдено преди 1 юли 2026 г., приблизителните срокове, разглеждани от сектора, биха били:
- Хулио де 2027Фирмите с оборот над 8 милиона евро ще бъдат задължени да издават и получават електронни фактури за бизнеса (B2B).
- Хулио де 2028Задължението ще бъде разширено и за останалите компании и професионалисти.
Важно е да се разбере, че от тези дати фактурите B2B на хартия, Word, Excel или неструктуриран PDF вече няма да бъдат валидни като обичаен формат в отношенията между компании и професионалисти в Испания, въпреки че те все още ще бъдат възможни в отношенията с крайните потребители (B2C) и в случаите на освобождаване, които самият регламент подробно описва.
Задължение за отчитане на статуса на фактурите
Едно от основните нововъведения на новата система е, че тя надхвърля електронното фактуриране. Тя въвежда пълна проследимост на жизнения цикъл на фактурата , със задължението за докладване на най-важните ѝ статуси.
Регламентът гласи, че всеки ключов етап от фактурата трябва да бъде съобщен по електронен път в рамките на максимален период от 4 календарни дни (с изключение на събота, неделя и национални празници):
- Издаване на фактурата.
- Получаване и приемане или отхвърляне (пълно или частично, ако е избрано да се докладва и за този търговски случай).
- Пълно плащане в брой, с посочена дата.
- По избор, частично плащане, сума и прехвърляне на трети страни за събиране или плащане, с идентификация на правоприемника.
Тази информация може да бъде съобщена чрез решението за публично фактуриране или частни платформи , в зависимост от случая, но винаги при спазване на много кратки срокове. Това ще изисква от компаниите и самонаетите лица да поддържат много по-дигитализирана и актуална система за управление на касата и вземанията, включително управлението на SEPA плащанията.
Освен това са предвидени преходни режими за задължението за отчитане на статусите на плащанията в дружества извън SII: например, споменава се 36 месеца от одобряването на регламента за предприемачи с оборот под 6 милиона евро и 48 месеца за определени професионалисти, въпреки че тези цифри могат да бъдат модулирани според окончателната формулировка на OM.
Публично решение за електронно фактуриране и частни платформи
Новата испанска система за електронно фактуриране B2B разчита на два основни канала за обмен:
- Частни платформи за електронно фактуриранеуправлявани от технологични компании или сервизни организации.
- Решение за публично електронно фактуриране, безплатно и управлявано от AEAT.
Публичното решение трябва да бъде достъпно поне два месеца преди първото ефективно прилагане на Кралския указ за предприятията и професионалистите, които са длъжни да издават и получават електронни фактури. Тази публична платформа ще служи и като централно хранилище за всички електронни фактури и отчетени статуси, в съответствие с годишния план за данъчен и митнически контрол на Испанската данъчна агенция (AEAT).
Ако обменът се осъществява изцяло чрез частни платформи, копие от всяка фактура трябва автоматично да се депозира в публичната система за електронно фактуриране. Това гарантира, че Испанската данъчна агенция (AEAT) винаги ще има достъп до структурираната информация, дори ако компаниите обменят фактури чрез частни канали.
За да се гарантира, че никоя компания не е „обвързана“ с една-единствена платформа, регламентът засилва оперативната съвместимост и взаимовръзката между частните платформи . Освен това, когато дадена компания получава своите електронни фактури, изцяло или частично, чрез частна платформа, тя трябва да направи публична входната си точка за фактури (например на уебсайта си или в комуникацията с доставчиците). Ако не направи това, ще се приема, че входната ѝ точка е собственото публично решение на данъчния орган.
Дефиниция и формат на новата задължителна електронна фактура
Кралски указ 238/2026 и свързаните с него технически текстове определят задължителната електронна фактура B2B като структуриран файл за автоматизирано четене . Това не е просто визуален документ като обикновен PDF, а файл, проектиран така, че машините да могат да четат и обработват данните недвусмислено.
Фактурата трябва да отговаря на европейския семантичен модел за данни EN 16931 и да използва един от приетите структурирани електронни формати, включително:
- XML CEFACT/ООН.
- УБЛ.
- ЕДИФАКТ.
- Фактури (официален испански формат, базиран на XML).
Тези формати позволяват структурирането на полета като данъчни идентификационни номера, облагаеми основи, данъчни ставки, ставки по ДДС, описания на стоки или услуги, условия на плащане, отстъпки и др., по такъв начин, че да няма свободни тълкувания в зависимост от използвания софтуер.
На практика това означава, че хартиените, Word, Excel или неструктурираните PDF фактури вече няма да бъдат валидни като стандартен формат за B2B транзакции в Испания, когато задължението влезе в сила, въпреки че те все още ще бъдат разрешени в B2C или в други случаи, които не са засегнати от закона Crea y Crece.
Ролята на формата Facturae и неговото въздействие върху сектори като транспорта
Сред приетите формати, Facturae заема особено важно място в Испания. Това е официалният модел за електронна фактура, широко използван в отношенията с държавни агенции и все по-разпространен в сектори като транспорта и логистиката.
Facturae се базира на структуриран XML файл, понастоящем версия 3.2.2, дефиниран от Министерството на икономиката. Всеки елемент от данните има специфично местоположение и строги правила за валидиране , което намалява грешките, отхвърлянията и несъответствията във фактурираните суми или редове.
В транспортните и логистични вериги, работата с Facturae и други структурирани формати позволява автоматизиране на четенето на фактури от TMS, ERP системи и логистични платформи , опростява проследяването на данъците и минимизира споровете, произтичащи от неясни формати.
За този сектор въвеждането на задължително B2B електронно фактуриране се припокрива с други изисквания, като например Verifactu или изискванията за софтуер за борба с измамите, така че много транспортни компании вече ускоряват промяната, за да синхронизират данните за фактуриране с логистичната документация (транспортни поръчки, товарителници, eCMR и др.).
Кой е длъжен да спазва изискванията и основните изключения
Задължението за използване на електронно фактуриране се отнася за всички транзакции между фирми и професионалисти на испанска територия (B2B отношения). С други думи, когато едната страна е фирма или самонаето лице, а другата също действа като такова, общото правило ще бъде издаването и получаването на структурирани електронни фактури.
Следните операции са изключени понастоящем:
- B2Cвзаимоотношения с потребители или крайни клиенти, където не се изисква задължително електронно фактуриране.
- В коя от страните няма седалище или място на стопанска дейност в Испания, нито местоживеене или обичайно местопребиваване за целите на операцията.
- Някои опростени фактури или специфични операции, които министърът може да изключи с наредба.
- Фактури, издадени доброволно, без задължение за фактуриране, в определени случаи.
Освен това, задължението не засяга всички еднакво едновременно. Първо ще бъдат включени компании с оборот над 8 милиона евро , след това ще бъде включен останалият бизнес сектор и накрая ще бъде въведено изцяло задължението за подаване на фактури в установените срокове.
Връзка между електронното фактуриране B2B и Verifactu
Едновременното прилагане на няколко реформи породи значително объркване. От една страна, това е задължителното електронно фактуриране между предприятия (B2B), произтичащо от Закона Crea y Crece; от друга, системата Verifactu и софтуерът за борба с измамите, задължителни от Закон 11/2021.
Verifactu е създаден с различна цел: да се бори с данъчните измами, като гарантира, че системите за фактуриране гарантират целостта на записите и, където е приложимо, автоматично изпращат информацията до Испанската данъчна агенция (AEAT). Използването му от компаниите и самонаетите лица е доброволно (въпреки че използването на сертифициран софтуер ще бъде задължително в рамките на определени срокове).
За разлика от това, електронното фактуриране B2B има за цел основно да се бори със закъснелите плащания и да подобри условията за плащане , осигурявайки пълна прозрачност през целия жизнен цикъл на всяка фактура. И двата метода включват изпращане на файлове до Испанската данъчна агенция (AEAT), но тяхната структура, съдържание и цели се различават.
Що се отнася до сроковете, правителството отложи задължителното внедряване на Verifactu до 2027 г. , запазвайки същия график, но го измествайки с една година, докато електронното фактуриране B2B зависи от публикуването на министерската заповед, която доразвива Кралски указ 238/2026. Това означава, че крайните им срокове не са напълно съгласувани, въпреки че много компании ще се възползват от един и същ процес на актуализиране на софтуера, за да се съобразят и с двата.
Сертифициран софтуер за фактуриране и крайни срокове за борба с измамите
Законът за борба с измамите от 2021 г. изисква системите за електронно фактуриране да отговарят на редица технически изисквания относно целостта, проследимостта и контрола . Това се изразява в сертифициран софтуер и, където е приложимо, възможност за подаване на данни чрез Verifactu.
Графикът за изпълнение на тези изисквания е поетапен и включва, наред с други етапи:
- Юли 29 2025Производителите и дистрибуторите на софтуер ще могат да предлагат само сертифицирани програми за фактуриране.
- 1 януари 2027Платците на корпоративен данък (напр. дружества с ограничена отговорност или акционерни дружества) ще бъдат задължени да използват сертифициран софтуер след отлагането, договорено от правителството.
- Юли 1 2027останалите задължени страни (физически лица, граждански дружества и др.) също трябва да използват сертифициран софтуер.
Успоредно с това, Verifactu ще бъде активирана като доброволна система за автоматично подаване на записи за фактуриране към Испанската данъчна агенция (AEAT). На практика това означава, че 2025, 2026 и 2027 г. ще бъдат години на значителен преход, през които компаниите и професионалистите постепенно ще се откажат от стария модел на фактуриране и ще преминат към много по-регулирана дигитална среда.
Текуща ситуация: защо все още няма „затворена“ дата и какво да очакваме
В момента не е възможно да се посочи точна дата, когато електронното фактуриране B2B ще бъде задължително за всички компании, тъй като окончателните текстове на министерската заповед , която ще доразвие Кралския указ и ще определи ключови технически аспекти, все още не са готови.
Въпреки това, въз основа на вече публикуваното и историята на публичните обсъждания на проектите, може да се очертае един вероятен сценарий:
- През 2025 и 2026 г. проектите на наредби бяха коригирани и се очаква одобрението на министерската заповед, която ще разработи испанската система за публично електронно фактуриране.
- Има вероятност тази министерска заповед да бъде публикувана между края на 2026 г. и 2027 г., въпреки че политическата цел е това да стане преди 1 юли 2026 г.
- От датата на публикуването му, Кралският указ ще влезе в сила след 12 месеца за големи компании y 24 месеца за останалата част, с допълнителни задължения за подаване на фактури, които биха могли да удължат до 36 или 48 месеца в зависимост от размера и естеството на задължената страна.
Професионалните организации и асоциациите на самонаетите лица разглеждат 2027 г. като първата реална година на задължение за компании с приходи над 8 милиона, а 2028 г. - за останалите, оставяйки по-голямата част от изпълнението през тези две години.
Как да се подготвим: софтуер, обучение и постепенен преход
Чакането, докато задължението стане неизбежно, е може би най-лошият възможен подход. Компаниите, които се справят най-добре, избират плавен и проактивен преход , възползвайки се от предоставената от регулациите свобода на действие, за да адаптират своите процеси и инструменти.
Ключова първа стъпка е изборът на добър софтуер за фактуриране и счетоводство , който е съвместим със структурирани формати (Facturae, UBL и др.) и е в съответствие както със Закона за защита на потребителите (Crea y Crece Law), така и с изискванията на Закона за борба с измамите и Verifactu. В идеалния случай системата трябва да бъде:
- С интуитивен и лесен за използване интерфейс.
- Възможност за интеграция с други програми (ERP, CRM, TMS и др.).
- Гъвкав, мащабируем и за предпочитане облачно базиран за достъп от всяко място.
- Способен е да автоматизира задачи като генериране на поръчки, бележки за доставка, фактури и проследяване на плащания.
Един мощен инструмент е безполезен, ако екипът не го използва правилно. Ето защо е важно да се разработи вътрешен план за обучение , който да определи кой отговаря за фактурирането в компанията, какви задачи изпълнява и от какво допълнително обучение се нуждае. Често най-голямото препятствие не е технологията, а по-скоро работните навици.
Силно се препоръчва също така да се планира постепенен дигитален преход : не става въпрос за промяна на всичко наведнъж, а по-скоро за замяна на хартиените или PDF процеси със структурирани работни потоци, преглед на вътрешните процеси за одобрение и свързване на системата за фактуриране със счетоводството и платформите, изисквани от клиентите. Освен това си струва да се обмисли публично финансиране и Дигитален комплект за улесняване на технологичното надграждане.
Накрая, препоръчително е да се говори с клиенти и доставчици, за да се разберат техните планове. В много случаи натискът от страна на големите компании ще принуди малките и средни предприятия и фрийлансърите да преминат към електронно фактуриране, преди да са законово задължени да го направят, просто защото в противен случай няма да могат да продължат да работят нормално с тези клиенти.
Цялата тази регулаторна и техническа рамка води до една много ясна идея: тези, които започнат да предприемат действия сега, могат да се адаптират спокойно, да тестват решения, да обучават екипа си и да превърнат това, което на хартия е законово налагане, в реален лост за ефективност, контрол на финансите и подобрени взаимоотношения с клиенти и доставчици, докато тези, които чакат до последния момент, ще бъдат принудени да внедряват критични промени в кратки срокове, с по-голям риск от грешки, санкции и оперативно напрежение.
